Votre entreprise déménage ?

Le déménagement d'une entreprise est l'une des étapes-clé de son développement, à la fois excitante et décisive.

Pour le planifier au mieux et éviter les écueils qui pourraient compromettre sa réussite, nous avons listé les cinq erreurs les plus courantes à ne pas commettre afin de faciliter cette étape importante.

1. Sous-estimer vos besoins en termes d'espace

L'une des erreurs les plus fréquemment rencontrées lors de la rédaction de votre cahier des charges est de sous-estimer les besoins en termes d'espace.

Selon le nombre de collaborateurs à installer sur un plateau de bureaux, vous pouvez vous référer à l'état capacitaire de l'immeuble, à la réglementation (classification Code du Travail ou ERP le cas échéant).

Au-delà de ces dispositions spécifiques, nous vous proposons un ratio de calcul pour vous aider à y voir plus clair :

• Vous travaillez en bureau fermé ?

  Comptez 12 à 14 m² par personne pour 1 à 2 personnes, ou 19 à 30 m² pour 3 à 5 personnes

• Vous prévoyez d'installer vos équipes en open-space ?

  Comptez plutôt 7 à 8 m² par personne

• Côté salles de réunion

  Prévoyez environ 2 à 3 m² par collaborateur, soit 20 à 25 m² pour une dizaine de personnes

• N'oubliez pas de considérer les besoins spécifiques de votre activité :

  Zones commerciales, showrooms, ainsi que les espaces de stockage éventuellement nécessaires

• Pour le bien-être de vos employés

  Pensez à intégrer des zones de détente, une cafétéria ou des espaces de restauration

A ce total de « Surface utile », il est primordial d'inclure les espaces de circulation, les sanitaires et les locaux techniques, qui représentent environ 20% de la superficie totale des bureaux.

Vous aurez alors une idée plus claire de la « Surface Utile Brute Locative » correspondant à vos besoins réels.

En outre, gardez à l'esprit qu'il est plus facile de gérer un surplus d'espace que le manque de place, pour anticiper la croissance future de vos activités.

Nous pouvons également vous accompagner dans l’optimisation de surfaces actuellement inoccupées avec la mise en place d’une sous-location ou d’une mise à disposition de bureaux « clés en main ».

2. Ne pas planifier à l'avance

Un autre piège courant est de ne pas planifier le déménagement suffisamment à l'avance. Or une planification minutieuse vous permettra d'éviter les écueils suivants :

• Interruption des activités

  Un déménagement mal planifié peut entraîner une interruption significative des opérations commerciales, ce qui peut se traduire par une perte de revenus et une insatisfaction des clients.

• Coûts imprévus

  Sans une planification minutieuse, des coûts supplémentaires peuvent survenir, que ce soit en raison de retards, de dommages matériels ou de besoins logistiques imprévus.

• Détérioration du moral des employés

  Un déménagement stressant et mal organisé peut affecter le moral des employés, entraînant une baisse de productivité et une augmentation du taux de rotation du personnel.

• Perte ou dommage des biens

  Une mauvaise planification peut entraîner des pertes ou des dommages aux biens de l'entreprise pendant le transport ou le déménagement lui-même.

• Problèmes de communication

  Si la communication interne et externe n'est pas gérée efficacement pendant le déménagement, cela peut entraîner des confusions, des retards et des erreurs.

• Non-conformité aux réglementations

  Un déménagement d'entreprise doit souvent respecter des réglementations en matière de santé, de sécurité et d'environnement. Une planification inadéquate peut entraîner des violations de ces réglementations et des conséquences légales.

3. Ignorer les besoins en matière de technologie et d'infrastructure

Aujourd’hui, la technologie joue un rôle crucial dans les opérations quotidiennes d'une entreprise.

Ignorer les besoins en matière de technologie et d'infrastructure lors d'un déménagement peut entraîner des interruptions dans les services, des pertes de données et une baisse de la productivité.

Pour éviter de commettre cette erreur, planifier la mise en place de l'infrastructure informatique et de la connectivité dès les premières étapes du processus de déménagement est essentielle. Elle doit être explicitée dès la rédaction du cahier des charges.

4. Ne pas impliquer les employés

Les salariés représentent la force vive de toute entreprise, et les impliquer dans le processus de déménagement contribue grandement à sa réussite.

Vouloir s'en passer, en ne consultant pas les employés, ou en ne prenant pas en compte leurs attentes et besoins concernant les futurs locaux (situation géographique, aménagement etc.), c'est prendre le risque d'un mécontentement généralisé et d'une baisse de l'engagement.

En outre, impliquer vos équipes dès le début du processus de déménagement peut également s'avérer être un atout non négligeable pour identifier les défis potentiels et trouver des solutions adaptées.

5. Ne pas établir de budget clair

Anticiper les différents postes budgétaires liés au déménagement de votre entreprise vous permettra d’organiser cette étape avec sérénité et éviter les surprises financières.

Voici une liste (non-exhaustive) des principaux coûts à budgéter :

• Juridiques et administratifs

  Dépôt de garantie, frais de rédaction de bail et/ou honoraires de commercialisation dans le cadre d’une prise à bail

  Frais de notaires, provision de TVA résiduelle et honoraires de transaction dans le cadre d’une vente

  Frais administratifs divers (résiliation d'abonnements, transferts d'adresse, primes d'assurances...)
   

• Déménageur

  Transport des biens, emballage, déballage et démontage/remontage du mobilier...

  
   
• Aménagement / Rénovation

  Coûts des travaux (agencement, cloisonnement)

  Achat de mobilier, décoration...

  
   
• Informatique & Réseaux

  Coûts de démontage et de réinstallation du matériel informatique

  Mises à niveau ou les nouveaux équipements nécessaires pour le nouveau site

En conclusion, un déménagement d'entreprise est une étape aussi intéressante qu’exaltante, à condition d’être bien préparé et bien accompagné.

Anticipation et implication sont donc les maîtres-mots pour faire du déménagement de votre entreprise un événement sans heurts qui sera bénéfique pour sa croissance future.

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